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公证案件质量管理制度

来源:公证联盟 浏览:631次 时间:2018-11-19

为增强公证员的责任心,切实保证办证质量,维护公证工作的严肃性,保障公证职能的实现,根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》的有关规定,结合本处工作实际,特制订本管理制度。

第一条 公证质量是指公证处办理各类公证事项的优劣程度,公证质量标准分为:优秀、良好、合格、不合格。

第二条 承办公证员及审批人共同对公证事项的真实性合法性负责。承办公证员主要对其承办公证事项的真实性负责,审批人主要对其审批的公证事项适用法律负责。

第三条 公证处负责本处公证质量管理,严格按照公证执业区域办理公证,坚持真实合法原则,坚持办证程序,确保公证质量。

第四条 公证处应建立以下公证质量管理制度,完善监督机制:

1.分类登记制度。登记内容应包括公证类别、当事人姓名(名称)、代表人(代理人)姓名、承办公证员、审批人、受理日期、办结日期、公证书编号等。

2.核实制度。对当事人提交的材料,应认真进行审查、核实,对于一些重要或有疑点的材料,公证处应采取相应的方式进行核实。公证人员外出核实,应由两人共同进行,特殊情况只能一人调查的,应有一名见证人在场,并在笔录或相关材料上签名。从有关单位摘抄档案或其它书面证据材料应由提供材料的单位核对并加盖公章。

3.审批、签发制度。公证事项必须由承办公证员报公证处主任或者副主任或其指定的公证员审批签发,未经审批签发不得出证。公证员不得审批自己承办的公证事项 。

4.持证上岗制度。承办公证员必须持有经省司法厅注册的《公证员执业证》,未经注册的公证员和没有公证员资格的人员不能承办公证事项,只能协助承办公证员做辅助性工作。

5.公证事项讨论制度。对于涉外和涉港澳台的继承、收养等公证事项,批量的公证事项,新型或重大复杂的公证事项,由承办人或审批人决定是否提交处务会讨论决定。

6.重大、疑难公证事项请示报告制度。对重大疑难等情形的公证事项,经处务会讨论分歧比较大的或公证处认为属重大复杂且把握不准的公证事项,应向上级司法行政机关请示报告。

7.复查制度。当事人或公证事项的利害关系人对公证处出具的公证书有异议而向公证处提出复查的,公证处应及时复查并在规定期限内作出复查决定并发给申请人。复查工作不得由原承办公证员办理,复查决定应由处务会研究后作出。需要备案的应按规定及时呈报有关机构备案。

8.错、假证处理及追究制度。公证处发现已出具的公证书为错、假证的,应依相关规定主动予以撤销并追究承办人、审批人的相应责任。

9.公证质量自查、分析制度。公证处每半年对所办理的公证事项进行一次自查、分析,发现问题及时处理。公证处主任有权根据实际情况决定不定期检查的时间,有权邀请管理部门或指定公证人员进行检查,有权决定对某一公证员承办的公证事项采取全面检查或抽查。

第五条 公证处应严格按司法部或有关机构的相关规定认真查处投诉案件,并将查处结果通知投诉人或按规定向要求查处的司法行政机关或公证员协会报告。

第六条 公证处应在每年一月底前,将本处上年度所办理的公证事项质量检查结果书面报司法行政机关。

第七条 公证质量检查包括以下范围:

1.公证事项是否超出公证执业区域;

2.公证事项是否真实合法;

3.公证活动是否符合公证程序;

4.证明材料是否真实、合法、充分;

5.公证书上签章是否完备;

6.立卷归档是否符合要求;

7.公证收费是否符合标准等。

第八条 根据检查结果,对有瑕疵的公证书和错假证应作出如下处理:

1.公证内容真实合法,符合办证程序但公证书内容不规范的,由承办公证员予以更正;

2.缺少部分证明材料或程序欠缺的,由承办公证员采取补救措施予以完善;

3.公证书为错、假证的,公证处应主动予以撤销。

4.公证处发现已经发往国外和港、澳、台地区使用的公证书为错、假证的,对其处理应逐级报省司法厅批准。

公证处作出撤销公证书决定后,应于七日内将撤销公证书决定报有关机构备案。

第九条 司法行政机关对公证书出现质量问题的承办公证员、审批人视情节和承担的责任,可以依权限作出相应处理。公证员在公证活动中严重不负责、不履行或不正确履行法定职责,玩忽职守而构成犯罪的,移送司法机关处理。

第十条 本制度没有规定的,按本处有关专门规定执行。本处规定与有关法律、法规、规章或上级有关文件相抵触的,则均按相关规定处理。

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